در راه‌اندازی، برای هر کار مشخص کنید چه کسی آن را انجام می‌دهد، چه کسی نتیجه را تأیید می‌کند، با چه کسی باید مشورت شود و چه کسی فقط در جریان قرار می‌گیرد. ماتریس مسئولیت وقتی مفید است که به خروجی‌های واقعی پروژه وصل باشد؛ نوشتن «همه مسئول‌اند» معمولاً تصمیم را روشن نمی‌کند.
چهار نقش را با زبان ساده تعریف کنید
در الگوی RACI، مجری کار را انجام می‌دهد؛ پاسخگو مسئول پذیرفتن نتیجه است؛ مشاور پیش از تصمیم نظر می‌دهد؛ مطلع از نتیجه خبر می‌گیرد. این نقش‌ها عنوان شغلی ثابت نیستند و برای هر فعالیت تغییر می‌کنند. یک نفر می‌تواند در یک ردیف مجری و در ردیف دیگر مشاور باشد. جدول آموزشی این صفحه ساختار پیشنهادی است و درباره تقسیم مسئولیت قطعی اپرا و مشتری تعهدی ایجاد نمی‌کند.
فعالیت را به خروجی قابل تحویل تبدیل کنید
«راه‌اندازی چت» برای یک ردیف بیش از حد بزرگ است. آن را به تأیید پاسخ‌های عمومی، آماده‌کردن فایل نمونه، بررسی ظاهر، اجرای آزمون و تصمیم شروع تقسیم کنید. هر ردیف باید پایان قابل مشاهده داشته باشد. مثلاً پایان آماده‌کردن داده، صرف ارسال فایل نیست؛ دریافت‌کننده باید قالب را بررسی کند. وقتی خروجی روشن نیست، حتی نام مسئول درست هم جلوی پاس‌دادن کار میان تیم‌ها را نمی‌گیرد.
برای پاسخگویی جای خالی نگذارید
در روش پیشنهادی این مقاله، برای هر فعالیت یک نقش پاسخگو تعیین کنید تا اختلاف نهایی صاحب تصمیم داشته باشد. اگر دو واحد باید جدا تأیید کنند، فعالیت را به دو خروجی تفکیک کنید یا قاعده تصمیم را صریح بنویسید. پاسخگو لزوماً همه کار فنی را انجام نمی‌دهد. همچنین مشورت با کارشناس به معنی موافقت او با همه نتیجه نیست؛ محدوده نظر هر نقش باید معلوم باشد تا مسئولیت نامرتبط به او نسبت داده نشود.
مرز مشتری و اجراکننده را در جلسه تأیید کنید
نمونه آموزشی: مشتری صحت ساعت کاری را تأیید می‌کند و تیم اجرا آن را در منبع مورد توافق قرار می‌دهد. اگر کسی نداند تغییر ساعت را چه کسی اعلام می‌کند، منبع بعداً قدیمی می‌ماند. تأیید جدول باید با اطلاع نقش‌های نام‌برده انجام شود، نه اینکه یک مدیر بدون هماهنگی نام همه را بنویسد. دسترسی‌ها و اطلاعات محرمانه هم در این جدول نمی‌آیند؛ فقط مسئول مسیر مجاز دریافت آن‌ها مشخص می‌شود.
با یک تغییر کوچک جدول را امتحان کنید
فرض کنید شعبه تازه‌ای اضافه می‌شود. از هر نقش بپرسید قدم بعد او چیست و چه مدرکی باید تحویل دهد. اگر پاسخ‌ها هم‌پوشان یا خالی‌اند، ماتریس هنوز نیاز به اصلاح دارد. تاریخ و نسخه جدول را در پرونده پروژه ثبت کنید و با تغییر افراد، نقش جایگزین را معرفی کنید. تعداد زیاد حرف و علامت معیار کیفیت نیست؛ آزمون واقعی این است که در یک درخواست مشخص، کار گم نشود و تصمیم‌گیر قابل شناسایی باشد.
ماتریس مسئولیت پیشنهادی؛ نمونه آموزشی
داده‌های جدول زیر ساختگی‌اند و نتیجه اجرای واقعی هیچ محصولی نیستند. آن‌ها را برای تمرین تیم به کار ببرید و قواعد اجرایی را با مسئول همان فرایند تأیید کنید.
| فعالیت آموزشی | مجری | پاسخگو | مشاور | مطلع |
|---|---|---|---|---|
| تأیید ساعت کاری | مالک عملیات مشتری | نماینده مجاز مشتری | سرپرست پاسخگویی | هماهنگ‌کننده اجرا |
| آماده‌کردن فایل نمونه | مسئول داده مشتری | مالک داده | کارشناس اجرا | هماهنگ‌کننده |
| آزمون سناریوی مصوب | آزمونگر معرفی‌شده | مسئول پذیرش توافق‌شده | مالک فرایند | تیم فروش |
دانلود ماتریس مسئولیت پیشنهادی با قالب CSV سازگار با اکسل. فایل از داده آموزشی تشکیل شده و اطلاعات مشتری واقعی ندارد. پیش از استفاده عملی، عنوان ستون‌ها و مقادیر مجاز را با سامانه خودتان تطبیق دهید.
منبع و ادامه مسیر
Atlassian در شرح مسئولیت‌های خود، چهار نقش RACI را به‌طور جدا تعریف کرده است. Our Atlassian Security Incident Responsibilities. این ارجاع، روش اختصاصی این مقاله یا قابلیت اپرا را گواهی نمی‌کند؛ روش و مثال‌های بالا پیشنهاد تحریریه برای طراحی و آزمون هستند.
برای زمینه مرتبط، تحویل مشتری پس از فروش به تیم اجرا؛ فرم شروع همکاری و آزمون ایجنت تلفنی قبل از استفاده واقعی؛ سناریو و فرم پذیرش را بخوانید. اگر دنبال راهکار اجرایی هستید، بسته‌ها و مسیر درخواست پیشنهاد اپرا را بررسی کنید؛ امکان اجرای سناریوی خود را با تیم فروش مشخص کنید. انتخاب بسته به معنی ثبت خودکار درخواست، صدور فاکتور یا فعال‌شدن فوری خدمت نیست.
راهنماهای مرتبط با این مسئله
تصمیم‌های جلسه راه‌اندازی گم می‌شوند؛ دفتر تصمیم با دلیل و اثر و آموزش سرپرست برای مدیریت چت سایت؛ تمرین تصمیم به جای نمایش منو می‌توانند گام بعدی بررسی تیم شما باشند.