اگر فردی که با او صحبت می‌کنید اختیار نهایی خرید ندارد، پیگیری را با روشن‌کردن نقش او و مسیر تصمیم سازمان ادامه دهید. درخواست مستقیم شماره مدیر، بدون توضیح، می‌تواند همکاری موجود را ضعیف کند. مخاطب فعلی ممکن است کاربر، ارزیاب یا هماهنگ‌کننده ارزشمندی باشد. از او بپرسید برای بررسی درست، چه کسانی و با چه پرسش‌هایی باید حضور داشته باشند.
نقش را از عنوان شغلی حدس نزنید
مدیر بودن لزوماً به معنی اختیار تأیید هر خرید نیست. یک کارشناس نیز ممکن است مسئول ارزیابی و ارائه پیشنهاد داخلی باشد. سؤال مناسب این است: «معمولاً بررسی چنین پیشنهادی در مجموعه شما چه مسیری دارد؟» پاسخ را با کلمات خود مخاطب ثبت کنید. نقش فنی، استفاده روزانه، تأیید هزینه و هماهنگی اجرا را اگر متفاوت‌اند در خانه‌های جدا بنویسید.
جدول نقشه افراد بررسی‌کننده
- نقش در بررسی: کاربر آینده؛ پرسش اصلی: آیا روند کار قابل استفاده است؟؛ مخاطب معرفی‌شده: سرپرست تیم نمونه؛ نحوه ورود به گفت‌وگو: دعوت با هماهنگی مخاطب فعلی
- نقش در بررسی: ارزیاب سامانه؛ پرسش اصلی: چه دسترسی لازم است؟؛ مخاطب معرفی‌شده: مسئول فناوری نمونه؛ نحوه ورود به گفت‌وگو: ارسال سؤال مشخص
- نقش در بررسی: تأییدکننده خرید؛ پرسش اصلی: محدوده و هزینه چیست؟؛ مخاطب معرفی‌شده: هنوز معرفی نشده؛ نحوه ورود به گفت‌وگو: درخواست مسیر معرفی
- نقش در بررسی: هماهنگ‌کننده؛ پرسش اصلی: چه کسی پاسخ‌ها را جمع می‌کند؟؛ مخاطب معرفی‌شده: مخاطب فعلی؛ نحوه ورود به گفت‌وگو: خلاصه مشترک مورد توافق
دانلود همین جدول با قالب CSV سازگار با اکسل
نمونه درخواست محترمانه جلسه مشترک
«شما گفتید ارزیابی اولیه با شماست و اتصال را همکار فناوری بررسی می‌کند. برای اینکه لازم نباشد پاسخ فنی را منتقل کنید، مایلید یک جلسه کوتاه با موضوع مشخص اتصال هماهنگ کنیم؟ دعوت با شما باشد یا متن خلاصه‌ای آماده کنم که خودتان بفرستید؟» این درخواست نقش فرد فعلی را حفظ می‌کند و هدف حضور نفر تازه را روشن می‌سازد.
برای هر نقش مدرک مناسب آماده کنید
کاربر به سناریوی کار روزانه نیاز دارد؛ مسئول فناوری به شرح دسترسی و محدودیت‌های تأییدشده؛ مسئول خرید به محدوده روشن پیشنهاد. یک فایل طولانی مشترک لزوماً نیاز همه را پاسخ نمی‌دهد. اگر سؤال فنی را نمی‌دانید، مالک پاسخ تعیین کنید. نداشتن دسترسی به مدیر، مجوز جست‌وجوی شماره شخصی یا تماس خارج از مسیر هماهنگ‌شده نیست.
پرونده را با مسیر تصمیم به‌روز کنید
پس از مکالمه مشخص کنید چه کسی بررسی را شروع می‌کند، چه کسی اطلاعات می‌دهد و تصمیم بعدی در کدام نقطه گرفته می‌شود. نام افراد تنها در صورت نیاز کاری ثبت شود و فهرست مخاطبان بی‌جهت گسترش پیدا نکند. اگر مسیر تصمیم هنوز نامعلوم است، همین ابهام را بنویسید؛ حضور یک مدیر در جلسه معادل تأیید خرید نیست.
در تماس بعدی از مخاطب فعلی بخواهید تغییرهای فرایند را تأیید کند. جابه‌جایی نقش‌ها ممکن است باعث شود پیشنهاد برای فرد نامرتبط ارسال شود. یک خلاصه یک‌صفحه‌ای از مسئله، سؤال‌های باز و افراد مسئول می‌تواند هماهنگی را ساده کند، مشروط به اینکه برداشت مشتری از موضوع را درست منعکس کند و تأییدهای انجام‌نشده را به افراد نسبت ندهد.
ادامه مطالعه و بررسی فرایند تماس
برای مرتبط‌کردن این الگو با جریان کار تیم، راهنمای ثبت اطلاعات تماس در CRM را بخوانید. برای بررسی تناسب اپراگپ با نیاز کسب‌وکارتان، معرفی و دموی اپراگپ را ببینید و سناریوی خود را مبنای ارزیابی قرار دهید.
موضوع مرتبط: راهنمای قابلیت مرتبط با این فرایند.