FTE مخفف Full-Time Equivalent یا «معادل تمام‌وقت» است. به جای شمردن نام افراد، میزان وقت آن‌ها را نسبت به یک مبنای تمام‌وقت بیان می‌کند. در یک تیم با همکاران پاره‌وقت یا مأموریت‌های مشترک، ممکن است پنج نفر داشته باشید ولی ظرفیت اسمی آن‌ها کمتر از پنج معادل تمام‌وقت باشد.
در تعریف اداره تحلیل اقتصادی آمریکا، کارکنان پاره‌وقت به مبنای تمام‌وقت تبدیل و با کارکنان تمام‌وقت جمع می‌شوند. این تعریف آماری به معنی تعیین ساعت کار قانونی ایران نیست. در مثال این مقاله، ۴۰ ساعت هفتگی فقط یک مبنای ساختگی برای تمرین محاسبه است؛ مبنای واقعی را از قرارداد و برنامه مصوب سازمان خودتان بگیرید.
اول بگویید کدام ساعت را تبدیل می‌کنید
FTE برنامه، FTE بر اساس کار انجام‌شده و FTE تخصیص‌یافته به یک پروژه سؤال‌های متفاوت‌اند. برای برنامه هفته آینده، ساعات برنامه را تبدیل می‌کنید؛ برای گزارش گذشته، ممکن است ساعات ثبت‌شده لازم باشد. مخلوط‌کردن این دو، اختلافی می‌سازد که علتش عملکرد افراد نیست، بلکه مبنای گزارش است.
FTE for a stated period = Total hours on the chosen basis / Full-time hours for the same period
صورت و مخرج باید از یک دوره و یک نوع ساعت باشند. ۸۰ ساعت ماهانه را بر ۴۰ ساعت هفتگی تقسیم نکنید. فردی که بین فروش و پشتیبانی مشترک است، فقط با ساعت تخصیص‌یافته به همین تیم وارد محاسبه شود؛ نام او را در هر دو تیم یک نفر کامل حساب نکنید.
مثال پنج همکار با چهار معادل تمام‌وقت
| همکار ساختگی | ساعت برنامه در تیم | تقسیم بر مبنای ۴۰ ساعت |
|---|---|---|
| الف | ۴۰ | ۱ |
| ب | ۴۰ | ۱ |
| پ | ۲۰ | ۰٫۵ |
| ت | ۲۰ | ۰٫۵ |
| ث | ۴۰ | ۱ |
جمع ساعت ۱۶۰ است؛ ۱۶۰ تقسیم بر ۴۰ برابر ۴ FTE می‌شود. تعداد اشخاص همچنان ۵ نفر است. عدد ۴ نباید در گزارش به «چهار همکار» تبدیل شود. همچنین یک نفر با ۲۰ ساعت حضور، لزوماً نصف توان یک همکار دیگر در هر تماس نیست؛ این نسبت فقط وقت را نرمال می‌کند، نه مهارت یا کیفیت را.
چرا FTE پوشش صف را ثابت نمی‌کند؟
فرض کنید هر دو همکار ۲۰ ساعته فقط صبح کار می‌کنند. جمع FTE هفتگی درست است، ولی بعدازظهر هیچ پوششی از طرف آن دو وجود ندارد. اگر بیشتر تماس‌ها بعدازظهر می‌آید، جابه‌جایی زمان حضور ممکن است از افزایش جمع ساعات مؤثرتر باشد. برای این تصمیم باید ساعات را به بازه‌های روزانه و مهارت‌ها باز کنید؛ برنامه‌ریزی ظرفیت ساعت‌های شلوغ همین گام بعدی را توضیح می‌دهد.
ساعات آموزش، استراحت و غیبت را با مبنای انتخابی سازگار کنید. اگر از ساعات در دسترس پس از کسر این موارد شروع کرده‌اید، دوباره همان کسر را اعمال نکنید. یک سلول خالی در کاربرگ هم به معنی صفر ساعت نیست؛ ابتدا روشن کنید ساعت ثبت نشده یا شخص واقعاً به این تیم تخصیص ندارد.
برگه‌ای که مدیر تیم لازم دارد
برای هر ردیف، دوره، نوع ساعت، تیم مقصد، ساعت تخصیص و مبنای تمام‌وقت را بنویسید. در گزارش جمع، تعداد اشخاص و FTE را کنار هم نگه دارید. تغییر عدد را به علت وصل کنید: ورود همکار، تغییر سهم پروژه، مرخصی یا اصلاح داده. FTE کسری را بی‌توضیح به تعداد استخدام گرد نکنید؛ طراحی شغل و برنامه پوشش تصمیم جداگانه‌ای است.
اگر مسئله شما پاسخ‌گویی تماس‌های ورودی در ساعت‌های بدون پوشش است، راهکار منشی تلفنی اپرا را بررسی کنید. در درخواست دمو، حجم و موضوع تماس همان بازه را مطرح کنید؛ FTE اسمی تیم برای تعیین تناسب راهکار کافی نیست و این محاسبه وعده حذف یا جایگزینی نیروی انسانی نمی‌دهد.